De WhatsApp integratie is een betaalde add-on, waarmee jouw team eenvoudig berichten post via WhatsApp. Daarnaast kunnen gebruikers via WhatsApp berichten insturen naar jouw Inspiration Wall.
In dit artikel leggen we uit hoe je jouw integratie instelt, en welke mogelijkheden de WhatsApp integratie biedt. Wil je WhatsApp activeren? Neem dan contact op met ons support team.
Voordat je begint:
Standaard gebruiken we het WhatsApp business telefoonnummer van Apostle om berichten te versturen naar jouw teamleden. Ook inzendingen stuurt jouw team via het nummer van Apostle.
We bieden de mogelijkheid om jouw eigen WhatsApp business telefoonnummer (whitelabel) te gebruiken. Neem hiervoor contact op met ons support team.
Bekijk onze FAQ voor de meest gestelde vragen over de WhatsApp integratie.
Telefoonnummers toevoegen
Om WhatsApp te activeren voor collega’s voeg je eerst de telefoonnummers van je teamgenoten toe aan jouw Apostle omgeving. We hebben verschillende manieren waarop je nummers kunt toevoegen.
Onboarding:
Teamgenoten voegen hun eigen telefoonnummer toe bij het aanmaken van hun account. Handig als je jouw teamleden nog moet uitnodigen. Het telefoonnummerveld wordt automatisch toegevoegd in de uitnodigingsmail zodra de WhatsApp integratie is geactiveerd voor jouw team.
Member overview:
Ga naar het Member overzicht en voeg handmatig de telefoonnummers toe bij de personen die via WhatsApp willen posten.
Gebruik de Edit knop om deze gebruikers te editen.
Member overzicht Excel upload:
Wil je veel gebruikers tegelijk updaten? Gebruik dan ons Excel template om gebruikers in bulk te updaten:Ga naar het Member overzicht
Download jouw member lijst via het Download icoontje.
Open het Excel bestand en vul daar alle telefoonnummers in. Let op: Zorg dat je de landcode toevoegt. Een voorbeeld: +31612345678
Sla het bestand op en upload het bestand vervolgens weer in Apostle via het Upload icoontje.
De members zijn nu geüpdatet.
Personal settings:
Alle teamleden kunnen zelf hun telefoonnummer toevoegen via hun eigen Personal Settings.Login op de webomgeving van Apostle.
Klik vervolgens rechtsboven op je naam en kies voor Personal Settings.
Bij Personal Information vind je nu de mogelijkheid om jouw eigen telefoonnummer in te vullen. Daarnaast kunnen collega’s hier bepalen óf zij voorgestelde posts via WhatsApp willen ontvangen. Zij kunnen dit op elk moment aan- of uitzetten
Note: Teamleden ontvangen een welkomstbericht via WhatsApp nadat zij zelf hun telefoonnummer hebben toegevoegd of als een admin het telefoonnummer heeft toegevoegd. Gebruikers krijgen in dat bericht de vraag of zij berichten via WhatsApp willen ontvangen en kunnen hier hun opt-in (toestemming) geven.
Belangrijk: Als teamleden niet reageren en geen opt-in geven via het welkomstbericht, worden er géén berichten verstuurd. Je kunt in jouw Member overzicht zien welke gebruikers WhatsApp geactiveerd hebben. Bovendien krijgen alleen teamleden met een ingevuld telefoonnummer én opt-in een voorgestelde post in WhatsApp.
Posts voorstellen via WhatsApp
Het inplannen van posts via WhatsApp werkt op een vergelijkbare manier als voor onze mobiele app en e-mail functionaliteit. In onderstaand stappenplan lees je hoe je berichten voor jouw teamleden inplant:
Ga naar Create Post, stel je post op en selecteer in stap 2 je teamleden.
In stap 3 (Send) selecteer je vervolgens of je deze post ook via WhatsApp wilt versturen. Je ziet hier ook direct de voortgang van jouw voorgestelde WhatsApp posts en hoeveel posts je nog kunt voorstellen via WhatsApp binnen jouw gekozen pakket.
Kies vervolgens Plan this post en de post wordt voorgesteld aan je geselecteerde teamleden. NB: Het kan een aantal minuten duren voordat de post via WhatsApp binnenkomt.
Belangrijk: De posts worden alleen via WhatsApp voorgesteld aan de teamleden die hun telefoonnummer hebben ingevuld en hun opt-in hebben gegeven. Heb je ook mensen geselecteerd zonder telefoonnummer? Dan krijgen zij de post voorgesteld via onze gebruikelijke kanalen (mobiele app en e-mail).
Posts delen via WhatsApp
Als je een post hebt ingepland voor collega’s met telefoonnummer, ontvangen zij een melding vanuit WhatsApp met het voorgestelde bericht erin. Het deelproces werkt als volgt:
Open de WhatsApp notificatie op je telefoon of via WhatsApp web.
Je ziet nu een preview van de post, inclusief de media, links en tekst.
Selecteer vervolgens de Review and Post knop om naar het definitieve postscherm te gaan.
Een nieuw scherm opent, waar je eventueel de post nog kunt aanpassen, een andere tijd kunt kiezen en jouw platformkeuze maakt (Deze werkwijze is vergelijkbaar met onze e-mail functionaliteit).
Kies voor Post en het bericht staat op je account.
Waarschuwing: Het is momenteel nog niet mogelijk om op persoonlijke Instagram en Facebook kanalen te delen via WhatsApp. Hiervoor moet je onze mobiele applicatie gebruiken.
Note: Werk je met bedrijfspagina’s? Ook voorgestelde berichten voor bedrijfspagina’s kun je versturen via WhatsApp. De werkwijze is hierin vrijwel identiek. Je krijgt per pagina een los WhatsApp bericht en ziet hierin voor welke pagina én voor welk kanaal het bericht is voorgesteld.
Herinneringen alleen verzenden via WhatsApp
Activeer automatische herinneringen voor berichten die nog niet zijn gedeeld in Apostle. Met de WhatsApp-integratie heb je nu de optie om deze herinneringen rechtstreeks via WhatsApp te versturen. Volg onderstaande stappen als je alléén jouw reminders via WhatsApp wilt sturen en de originele postsuggestie via e-mail en mobiele app:
Ga naar de Integration Settings.
Zorg dat Activate reminders via WhatsApp is geactiveerd.
Maak je post, kies vervolgens je kanalen en ga naar de laatset stap (Send) in de Composer.
Zet voor deze specifieke post Enable reminders only aan.
Plan nu je post in.
Je post wordt voorgesteld via e-mail en de mobiele app, en herinneringen worden ook verstuurd via WhatsApp. Let op: de reminders worden ook nog per e-mail en mobiele app verstuurd.
Waarschuwing: Zorg ervoor dat automatische herinneringen zijn geactiveerd in je Teaminstellingen. Als er geen herinneringen zijn ingesteld, worden deze niet verzonden via WhatsApp.
Content insturen via WhatsApp
Teamleden kunnen zelf content insturen door simpelweg een WhatsApp bericht te sturen naar het WhatsApp nummer. Deze inzendingen komen direct binnen in de Inspiration Wall van jouw team. Hoe werkt het?
Open WhatsApp en zoek naar het telefoonnummer van Apostle (of jouw eigen nummer indien je whitelabel gebruikt).
Upload foto(‘s), video(‘s) of pdf bestanden en typ een begeleidende tekst en verstuur het bericht.
Het ingestuurde bericht komt nu binnen in de Inspiration Wall in jouw beheerdersomgeving. Je kunt het bericht nu gebruiken om een post van te maken en in te plannen voor je teamleden.
Note: Als een van de teamleden meerdere berichten achter elkaar stuurt, wordt alles binnen één minuut samengevoegd tot één inzending in de Inspiration Wall. Zorg daarnaast dat je de Inspiration Wall meldingen hebt aanstaan om melding te krijgen van nieuwe inzendingen vanuit je team.
Integratie instellingen beheren
In de Team Settings beheer je je WhatsApp integratie en de bijbehorende instellingen.
Ga naar de Team Settings.
Kies voor Integrations. Je vindt hier een aantal belangrijke onderdelen:
Aantal voorgestelde posts via WhatsApp: Je vindt deze voortgang straks ook tijdens het inplannen in de Composer.
Pakket verhogen: Je krijgt automatisch een waarschuwing als je je aantal dreigt te overschrijden.
De integratie deactiveren: Als je limiet bereikt is en je je posts tijdelijk alléén via mail en app wil sturen, dan deactiveer je WhatsApp hier.
Reminders activeren: Check eerst in je Team Settings of je reminders aan hebt staan. Bepaal daarna of je reminders ook via WhatsApp stuurt, of alleen per e-mail en mobiele app.
Vergeet niet om je aanpassingen op te slaan via de Save knop.
