Hoe richt ik mijn team in?

Lees hier hoe je de team instellingen beheert, groepen aanmaakt en nieuwe gebruikers uitnodigt.

Als je efficiënt gebruik wilt maken van de Apostle tool en je bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen, is teammanagement het allerbelangrijkste. Op de juiste manier gebruik maken van de functies in de Apostle tool is essentieel voor effectief teambeheer. Communiceren met de ambassadeurs, luisteren naar hun mening, ze effectief groeperen, goed gebruik maken van hun vaardigheden en posities, hun inspiratie gebruiken voor betere inhoudelijke berichten/social media posts en nog veel meer.

In het teambeheer nodig je collega's uit voor Apostle om deel uit te maken van het team. Deel ze in in de gewenste groepen, wijs rollen toe en beheer de sociale media pagina's. 

Laten we eerst naar het Team-gedeelte van het dashboard gaan en kort kijken wat elke functie inhoudt. 

Inhoudsopgave




Teamleden uitnodigen

De eerste stap in team management is het samenstellen van je team. Voordat je begint met Apostle, is het belangrijk dat je je collega's hebt geïnformeerd en uitgenodigd. 

  • Om collega's uit te nodigen voor het team, selecteer je Invite People in de Team-omgeving. Zoals hieronder op de afbeelding al is weergegeven, kun je hier de e-mailadressen toevoegen van de collega's die je wilt uitnodigen.
  • Ga na het invoeren van een e-mailadres naar de volgende regel door op enter te drukken om nog een e-mailadres toe te voegen. Of kopieer / plak deze rechtstreeks vanuit een Excel-bestand.
  • Personaliseer de uitnodiging door een persoonlijke bericht toe te voegen. Gebruik hiervoor het blok Invitation text.
  • Klik op Send Invitation om de uitnodiging naar de geselecteerde collega's te verzenden!

Invite users 1-1

Jouw collega's zullen een uitnodigingsmail ontvangen met een link om zich aan te melden bij Apostle en deel uit te maken van het team. Lees ons artikel Aan de slag met Apostle voor meer informatie over aanmelden via e-mail.

Je ziet ook een optie met Pending Invites in het Teamoverzicht, hier staan alle openstaande uitnodigingen voor mensen die je uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd. Je kunt deze e-mailadressen selecteren en ze een herinneringsmail sturen door op de knop Notify te klikken.

Invite users 2-1



Groepen aanmaken

Groepen zijn handig om alle gebruikers te beheren. In de Composer is het mogelijk om te filteren op bepaalde groepen, hierdoor stuur je de ingeplande berichten alleen naar de relevante collega’s gelinkt aan die specifieke groep. HR zal bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in Employer Branding berichten, terwijl de Sales-afdeling meer  geïnteresseerd is in productgerelateerde content.

  • Om groepen aan te maken, ga je naar het Teamoverzicht en klik je op Groepen beheren. Typ nu de naam van de specifieke groep in en klik op ‘+’. Er is nu een team aangemaakt voor deze specifieke groep.

    Create groups #2-1
  • Creëer de groepen naar eigen wens en verdeel je collega's gemakkelijk in deze groepen. We adviseren om afdelingen of functietitels te gebruiken om onderscheid te maken tussen alle collega's. Deze groepen helpen met het inplannen van berichten op basis van hun expertise.

    Test

Beheer rollen

Nadat alle collega’s in groepen zijn ingedeeld, is het tijd om ze een rol in Apostle toe te wijzen. Deze rollen zijn gebaseerd op onze Social shift methodiek en worden gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende gebruikers en hun verantwoordelijkheden binnen het project van de ambassadeurs. 

Om rollen toe te wijzen, selecteer je Manage roles op het team dashboard. Daar zie je vier basisrollen van het Apostle-platform staan.

  1. Social Master: De admin van het platform die het hele team beheert, berichten schrijft en herschrijft en deelt deze met de ambassadeurs (Let op: er kunnen meerdere Social Masters zijn).
  2. Social Editor: Helpt de admin (Social Master) bij het maken van content, maar motiveert ook hun teamleden om zoveel mogelijk content te uploaden en te delen.
  3. Social Creator: Een teamlid die content deelt en uploadt voor de Social Master. De Social Master zal de content beoordelen, herschrijven en inplannen voor alle (relevante) ambassadeurs.
  4. Social Publisher: Een teamlid dat alleen de geplande inhoud deelt en helemaal geen content uploadt. Iedereen is altijd een Social Publisher, maar het is mogelijk om iedereen extra rollen te geven zoals hierboven staat beschreven. De rol Social Publisher is perfect voor collega's die minder sociaal onderlegd zijn en het bedrijf gewoon willen helpen door hun posts te delen.

Manage roles 1

Om de rollen van de teamleden te wijzigen, selecteer de leden en klik op de pijl rechts naast hun huidige rol. Dit zorgt ervoor dat ze onmiddellijk naar hun nieuwe positie verplaatsen.

Let op: Apostle heeft technisch gezien slechts twee ‘hoofdrollen’ qua rechten binnen het platform, namelijk admins (Social Master) en reguliere gebruikers (Editors, Creators, Publishers). Gebruikers hebben slechts beperkte rechten, terwijl beheerders volledige controle hebben over het team en het platform.



Beheer pagina's

Bedrijfspagina's kunnen ook aan het Apostle-platform worden toegevoegd. Houd er rekening mee dat de admin van de pagina, deze met ons platform moet verbinden. Dit betekent dat de Social Master zowel berichten kan inplannen voor de bedrijfspagina's als de persoonlijke pagina's van de ambassadeurs.

  • Bedrijfpagina’s kunnen makkelijk worden toegevoegd/gekoppeld worden via de pagina Manage Pages door op de knop Add te drukken aan het einde van de pagina.
  • Je wordt nu doorgestuurd naar Facebook, LinkedIn of Twitter om in te loggen en de pagina's te verbinden/te koppelen. Meerdere pagina's kunnen tegelijkertijd worden verbonden.
  • Nadat je hebt aangemeld en de juiste pagina's hebt gekozen, word je doorgestuurd naar Apostle. Klik op Connect om de koppeling te verifiëren.
  • Alle bedrijfspagina's kun je vinden in het overzicht Manage Pages, zoals hieronder weergegeven.

Let op: Het verbinden van bedrijfspagina's op Instagram is vanwege technische beperkingen niet mogelijk. Lees hier onze workaround voor het verbinden van en delen met Instagram-pagina's.


Manage pages 1



Voorgestelde berichten via e-mail

Dit is een lijst met mensen die je hebt uitgenodigd om een bericht per e-mail te delen. In de Composer heb je de mogelijkheid om ambassadeurs per e-mail op te nemen, die geen vaste gebruiker zijn binnen het platform.

Dit is vooral bedoeld voor collega's of zakenrelaties die niet regelmatig posts delen. Als de e-mailadressen in het blok Suggest by e-mail staan, ontvangen zij een e-mail met de kant-en-klare post. Wanneer de post voor hen is ingepland kunnen ze de post via deze e-mail rechtstreeks delen op hun LinkedIn- of Twitter-pagina. Perfect om klanten of zakenrelaties op te nemen voor een eenmalig bericht voor een nieuwe productlancering of een succesvolle samenwerking.

Deze relaties hoeven geen account in Apostle aan te maken, maar kunnen met een enkele klik via de e-mail delen. Ze moeten wel een eenmalige aanmelding bij LinkedIn en Twitter uitvoeren om te kunnen delen op de platforms.

Belangrijk: Delen op Facebook of Instagram is helaas niet mogelijk met de e-mailfunctie. Gebruik onze mobiele applicatie voor de best mogelijke ervaring.

  • Vind de Suggest by email functie in de composer zoals hieronder getoond. Voeg simpelweg de e-mailadressen toe om de post voor relaties te plannen. Ze zullen een soortgelijke e-mail ontvangen als de reguliere gebruikers.

    Email suggested 1
  • De lijst met voorgestelde e-mailgebruikers in Team management is simpelweg een lijst van alle mensen die eerder zijn toegevoegd om via een e-mail berichten te delen. Dit bespaart  tijd, zodat je niet alle e-mails opnieuw hoeft in te voeren wanneer je een nieuw bericht maakt. 

    Email suggested 2